Навыки эффективного делегирования
Часть 1. Постановка задач
Вводный тест
Как вы ставите задачи?
Определите, насколько грамотно вы ставите задачи своим сотрудникам
| Начать тест |
У вас внезапно появилась не слишком важная, но трудоемкая и срочная задача. А все сотрудники, которым вы могли бы ее поручить, либо в отпуске, либо уже перегружены задачами. Как вы поступите в такой ситуации?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Ваша команда работает над крупным проектом, и вы ставите одному из ведущих специалистов сложную задачу, выполнение которой займет много времени. Как вы определите сроки сдачи работы?
Установлю сроки сдачи работы, которые кажутся оптимальными для развития проекта
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
В вашей команде недавно работает молодая сотрудница, и всей команде было бы удобно, если бы она научилась работать с новым типом рутинных задач. Как вы поставите ей первую задачу такого типа?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Вы ставите рядовому сотруднику срочную задачу. Как вы скажете ему о том, что эта задача должна быть выполнена как можно скорее?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Вы решили отдать одну из задач на аутсорс и нашли фрилансера, который давно и успешно занимается похожими проектами. Как вы поставите задачу?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Постановка задач — не ваша сильная сторона
Но огорчаться не стоит: это значит, что вы можете значительно улучшить качество своей работы с помощью нескольких простых инструментов, о которых мы поговорим в ходе обучения.
| Попробовать снова |
Вы неплохо ставите задачи
Вам помогает врожденная интуиция и лидерский опыт, но в некоторых ситуациях их оказывается недостаточно. Как раз для таких случаев существуют специальные алгоритмы постановки задач, которые мы разберем на этом курсе.
| Попробовать снова |
Вы отлично ставите задачи
Вы практически всегда знаете, что и как нужно сказать сотруднику, чтобы получить именно тот результат, который вы себе представляли. Но и для вас на этом курсе найдется кое-что новое!
| Попробовать снова |
Какие задачи делегировать
80% повседневных задач, на которые уходит ваше время, определяют только 20% результатов работы команды.
Эти задачи можно и нужно делегировать.
Эти задачи можно и нужно делегировать.
Делегирование позволит вам сконцентрироваться на тех 20% задач, которые определяют ваш успех и успех компании. А более свободное расписание позволит вам сохранять здоровье и интерес к работе на долгие годы.
Но соотношение 80/20 после этого не изменится. Оно будет сохраняться как в работе, так и в других сферах жизни, оставляя почти безграничные возможности для оптимизации.
Но соотношение 80/20 после этого не изменится. Оно будет сохраняться как в работе, так и в других сферах жизни, оставляя почти безграничные возможности для оптимизации.
классик литературы по менеджменту
Бенджамин Трего
Худшая трата времени — хорошо делать то, чего не стоило делать вообще»
Какие задачи оставить себе
Найти задачи, определяющие большую часть успеха, позволяет матрица Эйзенхауэра.
Она предназначена для расстановки приоритетов: сначала выполняются важные и срочные задачи, затем — важные, но не срочные, и только потом — все остальные.
Она предназначена для расстановки приоритетов: сначала выполняются важные и срочные задачи, затем — важные, но не срочные, и только потом — все остальные.
Те самые 20% задач, которые определяют 80% успеха, находятся в квадрате номер 2 — важные, но не срочные. Именно они имеют решающее значение для стратегического развития компании и предназначаются вам. Задачи из первого квадрата можно разделить с самыми опытными из ваших сотрудников.
А все задачи из квадратов 3 и 4 нужно делегировать.
А все задачи из квадратов 3 и 4 нужно делегировать.
34-й президент США
Дуайт Эйзенхауэр
«Есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не бывают важными, а важные не бывают срочными»
Специфика задач
Монотонная рутинная работа подойдет даже новичку, а многокомпонентные задачи лучше оставить опытным сотрудникам.
Сложность задачи
Функциональная область
Конфиденциальность
Перспективы развития
Для конфиденциальных задач стоит сформировать небольшой круг сотрудников, которым вы сможете доверять.
Не обязательно разбираться во всех тонкостях: ваша задача в первую очередь выбрать специалиста и поставить задачу.
Бывает так, что интересная задача, которую не хочется отдавать, становится мощным трамплином для развития сотрудника.
Теоретический тест
Практика
Прочтите описание ситуаций и определите, стоит ли делегировать задачу
| Начать тест |
Руководство компании обратило внимание на то, что прибыль растет за счет новых клиентов, но процент повторных покупок не растет, а жизненный цикл клиента сокращается. Нужно провести исследование и выявить проблемы, которые мешают расти продукту.
Что делать продакт-менеджеру с такой задачей?
Что делать продакт-менеджеру с такой задачей?
Поручать исследование кому-то из сотрудников рискованно, ведь в конечном итоге решение о продукте будет принимать продакт-менеджер. Конечно, можно заказать дорогостоящее исследование в сторонней компании, но этот вариант потребует огромных ресурсов.
Верно! Это важная, но не срочная задача, которая должна стать основным приоритетом для продакт-менеджера.
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Компания открывает филиал в новом регионе, и на этом этапе нужно провести исследование местной целевой аудитории и конкурентов.
Что делать будущему руководителю филиала с такой задачей?
Что делать будущему руководителю филиала с такой задачей?
Исследование рынка — это важная и сложная задача, но она скорее подойдет профильному специалисту, чем будущему руководителю филиала. А сбором информации мог бы заняться кто-то из сотрудников.
Исследование рынка — это важная и сложная задача, но она скорее подойдет профильному специалисту, чем будущему руководителю филиала. А сбором информации мог бы заняться кто-то из сотрудников.
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Руководство компании недовольно окупаемостью рекламной кампании: при текущем объеме инвестиций они ожидают более высоких результатов.
Что делать руководителю отдела маркетинга с этой проблемой?
Что делать руководителю отдела маркетинга с этой проблемой?
Это сложная, комплексная проблема, которую ни один руководитель не сможет решить самостоятельно. Ему понадобится составить план, согласовать его с начальством и делегировать его выполнение своим подчиненным.
Это сложная, комплексная проблема, которую руководитель не сможет решить самостоятельно. Ему понадобится составить план, согласовать его с начальством и делегировать его выполнение своим подчиненным.
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Попробуем еще раз?
| Попробовать снова |
Отлично!
| Попробовать снова |
Как поставить задачу
Поставить задачу так, чтобы результат выполнения совпал с вашими ожиданиями, помогут критерии SMART:
Опишите необходимый результат сразу, во всех подробностях.
S
— Specific (Конкретная)
— Measurable (Измеримая)
M
Определите критерии оценки уже при постановке задачи.
— Achievable (Выполнимая)
A
Учитывайте ограничения по времени, ресурсам и компетентности исполнителя
— Relevant (Значимая)
R
Сопоставляйте результаты с ресурсами, необходимыми для выполнения задачи
— Time-bound (Ограниченная по времени)
T
Обсуждайте сроки сдачи заранее, уже при постановке задачи
Теоретический тест
Практика
Прочтите описание ситуаций и определите, каким критериям SMART соответствует задача
| Начать тест |
Заказчик ставит дизайнеру задачу: разработать красивый логотип, в приятной цветовой гамме, в течение месяца. Бюджет — до 150 тысяч рублей.
Каким критериям SMART соответствует эта задача?
Каким критериям SMART соответствует эта задача?
Чтобы логотип показался заказчику красивым, дизайнеру понадобятся ориентиры: примеры понравившихся логотипов, общая стилистика. А информация о целевой аудитории и конкурентах компании поможет сделать логотип не только красивым, но и уместным.
Красоту сложно измерить, а приятную цветовую гамму сложно определить. Чтобы задача была измеримой, нужна дополнительная информация. Например, можно указать, что должно быть изображено на логотипе и какие цвета нужно использовать.
Это типичная для дизайнера задача — мы уверены, что он справится.
Разработка логотипа обычно стоит около 15 тысяч рублей, а заявленный бюджет превышает эту сумму в десять раз. Конечно, можно воспользоваться услугами именитого дизайнера, но будет ли это иметь определяющее значение для бизнеса?
Заказчик определил сроки: в течение месяца он получит свой логотип.
| Следующий вопрос |
| Проверить |
| Узнать результат |
Руководитель ставит задачу копирайтеру: написать для лендинга текст в лаконичном инфостиле, в котором будут отражены конкурентные преимущества продукта, перечислены основные функции и объяснен принцип их работы. В качестве ориентира можно использовать другие лендинги компании.
Какого критерия SMART не хватает этой задаче?
Какого критерия SMART не хватает этой задаче?
Результат описан вполне конкретно: есть пожелания по стилю и наполнению, даны примеры похожих работ.
Чтобы оценить выполнение задачи, можно оценить наличие всей указанной информации и сравнить его с другими лендингами компании.
Это выполнимая задача, привычная для копирайтера.
Написание текста и разработка лендинга займет совсем немного времени, но позволит донести информацию о продукте до целевой аудитории и позволит привлечь новых клиентов.
Руководитель забыл договориться о сроках — теперь ему придется напоминать о тексте сотруднику, а разработка лендинга может затянуться.
| Следующий вопрос |
| Проверить |
| Узнать результат |
Тимлид ставит разработчику задачу: найти и устранить причину ошибки к завтрашнему утру.
Каким критериям SMART соответствует эта задача?
Каким критериям SMART соответствует эта задача?
Эта короткая задача сформулирована вполне конкретно: есть ошибка, которую необходимо найти и исправить.
Оценить выполнение такой задачи легко: если завтра утром все будет работать, значит, ошибка была исправлена.
Не зная, какая именно ошибка оказалась в коде, руководитель не может быть уверен, что ее можно исправить за такой короткий срок. На этом этапе лучше сконцентрироваться на поиске ошибки.
Для IT компании такие задачи могут быть не просто важными, а критически важными.
Сроки выполнения задачи может и нереалистичны, но вполне конкретны.
| Следующий вопрос |
| Проверить |
| Узнать результат |
Попробуем еще раз?
| Попробовать снова |
Отлично!
| Попробовать снова |
Выбор исполнителя
Если задачу нужно выполнить срочно, и времени на исправление ошибок нет, лучше доверить ее опытному сотруднику.
Компетентность
Потенциал
Мотивированность
Загруженность
Даже при нехватке знаний и навыков мотивированный сотрудник может отлично справиться с не слишком важной задачей.
Не срочные творческие поручения стоит давать сотрудникам, у которых есть потенциал для развития.
Если исполнители похожи по другим критериям, стоит выбрать того из них, у кого больше времени на выполнение задачи.
основатель корпорации Chrysler
Уолтер Крайслер
«Самую тяжелую работу я поручаю ленивым людям. Они всегда находят легкий способ выполнить ее»
Как ставить задачи разным людям
Для рядовых сотрудников
Для обучения новичков
Для опытных сотрудников
По алгоритму
✓ Сформулировать проблему
✓ Подробно описать результат
✓ Описать алгоритм выполнения
✓ Подробно описать результат
✓ Описать алгоритм выполнения
По результату
✓ Сформулировать проблему
✓ Подробно описать результат
✘ Описать алгоритм выполнения
✓ Подробно описать результат
✘
По проблеме
✓ Сформулировать проблему
✘Подробно описать результат
✘Описать алгоритм выполнения
✘
✘
Для новых сотрудников
Для рядовых сотрудников
Для профессионалов
Теоретический тест
Практика
Прочтите описание ситуаций и определите, как поставлена задача
| Начать тест |
В компании снизились продажи, и руководитель отдела маркетинга ставит своему сотруднику задачу: провести исследование и выявить причины снижения спроса на продукцию. Отчет по итогам исследования предоставить через месяц.
Как поставлена эта задача?
Как поставлена эта задача?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Мебельной компании нужны рекламные листовки. В них должно быть краткое описание компании и ее преимуществ, информация о продукте и контакты. Листовки должны быть выполнены в цветовой гамме компании и содержать логотип.
Как поставлена эта задача?
Как поставлена эта задача?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
В одном из цехов производителя бумажной продукции из-за перебоев с электричеством пришло в неисправность оборудование. Начальник производства ставит задачу начальнику цеха: разобраться с неполадками и запустить производство.
Как поставлена эта задача?
Как поставлена эта задача?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Руководитель отдела логистики просит сотрудника отправить акты контрагенту. Для этого нужно сделать запрос в бухгалтерию, попросить предоставить акты сегодня до 17 вечера и убедиться, что все документы подписаны. Завтра утром поставить подпись у директора и отправить все экспресс-доставкой.
Как поставлена эта задача?
Как поставлена эта задача?
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Попробуем еще раз?
| Попробовать снова |
Отлично!
| Попробовать снова |
Ошибки при постановке задач
Если задача не решает проблему, а только корректирует ее симптомы, ее формулировку стоит пересмотреть
В ходе рабочего процесса возникает неполадка, и все дальнейшие действия оказываются направлены на ее решение
Верхушка айсберга
Перезапуск
Не формулируйте задачу слишком абстрактно — опишите конкретный результат, который нужно получить
Абстракция
Не понимая специфики работы исполнителя, стоит проконсультироваться со специалистами и проявить доверие
Гордость и предубеждение
Матрешка
Потеря информации
Если одна задача содержит в себе много задач поменьше, лучше решать каждую из них отдельно
При постановке задач важно дублировать информацию в письменной форме и фиксировать все детали
Теоретический тест
Практика
Прочтите описание ситуаций и исправьте допущенные ошибки
| Начать тест |
Заказчик недоволен снятым для него рекламным роликом: он хотел что-то стильное и современное, чтобы привлечь молодую аудиторию, но результат выглядит для него дико и непонятно. Исполнитель утверждает, что действовал строго в рамках ТЗ, а использованные в видео приемы сейчас пользуются огромной популярностью у молодежи.
Какая ошибка была допущена при постановке задачи?
Какая ошибка была допущена при постановке задачи?
Исполнитель ссылается на ТЗ — если оно было составлено, речь вряд ли идет об абстракции
Верно! Не разбираясь в современных молодежных тенденциях, заказчик критикует непонятное ему явление — ему стоит либо изучить аудиторию самостоятельно, либо обратиться к эксперту и проявить доверие
Это не так: если использовать ролик для рекламы в интернете, а не на телевидении, он вполне может найти свою аудиторию
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Руководитель компании ставит задачу: повысить число пользователей приложения компании на 200% в течение года.
Какая ошибка допущена при постановке задачи?
Какая ошибка допущена при постановке задачи?
Мы не можем утверждать это, не зная, сколько пользователей в приложении сейчас: например, если их 1 000, то увеличение на 200% будет означать, что к концу года их должно стать 3 000, а это более чем реально
Все задачи, которые касаются увеличения прибыли или числа клиентов, актуальны для любой компании
Верно! Увеличить число пользователей — это скорее цель, чем задача: она включает в себя множество задач, предназначенных для разных сотрудников. Чтобы достичь этой цели, необходимо разделить ее на задачи, предназначенные конкретным людям.
| Следующий вопрос |
| Узнать результат |
Попробуем еще раз?
| Попробовать снова |
Отлично!
| Попробовать снова |