Часть 4. Тактическое планирование
Зачем нужно тактическое планирование
Тактическое планирование отличается от тайм-менеджмента и не решает задачу «как все успеть». В его основе лежит оптимальное распределение ресурсов.
Главная задача тактического планирования в том, чтобы каждый рабочий день приближал вас к достижению ваших целей.
Главная задача тактического планирования в том, чтобы каждый рабочий день приближал вас к достижению ваших целей.
Тактическое планирование связано с конкретными действиями. Это систематизация того, что мы можем сделать для достижения своей цели уже сегодня, завтра и на этой неделе.
Особенности планирования
Основные области тактического планирования – это расстановка приоритетов, а также инструменты тайм-менеджмента и гибкого планирования.
Понятие кайроса
Кайрос – это удобный момент, совокупность благоприятных обстоятельств для совершения какого-либо дела.
Необходимо научиться планировать задачи, привязанные не только к жесткому линейному графику, но и к гибким обстоятельствам.
Необходимо научиться планировать задачи, привязанные не только к жесткому линейному графику, но и к гибким обстоятельствам.
Виды кайросов
В одном и том же месте мы можем сделать несколько дел в разных ключевых областях
1. Связаны с местом
Многие задачи напрямую связаны с коллегами, начальством или клиентами
2. Связаны с людьми
Для некоторых задач требуется особое почти не прогнозирумое внутреннее состояние
3. Связаны с внутренними обстоятельствами
В работе также важны состояние других людей и мира в целом
4. Связаны с внешними обстоятельствами
Теоретический тест
Кайрос или нет?
Прочтите описания ситуаций и ответьте на вопросы
| Начать тест |
Алиса хочет освоить навык публичных выступлений: она прошла несколько тренингов на эту тему, регулярно читает материалы. Однако не видит возможностей, чтобы отработать знания на практике.
Недавно ее коллега рассказал ей о том, что его пригласили выступить на конференции в качестве спикера. Он хорошо знаком с темой. Но опасается, что ему будет сложно выступить с докладом — боится публичных выступлений. Алиса предложила свою помощь.
Определите, возник ли кайрос?
Недавно ее коллега рассказал ей о том, что его пригласили выступить на конференции в качестве спикера. Он хорошо знаком с темой. Но опасается, что ему будет сложно выступить с докладом — боится публичных выступлений. Алиса предложила свою помощь.
Определите, возник ли кайрос?
| Следующий вопрос |
| Проверить |
| Узнать результат |
На днях вы встретили своего давнего знакомого, Андрея, который поделился с вами своими успехами. Он — управляющий бизнес-отеля. Скоро наступит лето — традиционный сезон спада в его направлении гостиничного бизнеса.
Как раз в этот период затишья Андрей решил пройти обучение по развитию управленческих навыков. На тренинге оказалось много руководителей из других городов региона. На бизнес-ланче Андрей предложил им на время следующего обучения поселиться в его отеле и пообещал «сезонные» скидки.
Определите, возник ли кайрос?
Как раз в этот период затишья Андрей решил пройти обучение по развитию управленческих навыков. На тренинге оказалось много руководителей из других городов региона. На бизнес-ланче Андрей предложил им на время следующего обучения поселиться в его отеле и пообещал «сезонные» скидки.
Определите, возник ли кайрос?
| Следующий вопрос |
| Проверить |
| Узнать результат |
Кирилл — начальник отдела. В последнее время у него скопилось много задач: подготовка договоров и счетов, обзвоны клиентов. Их решение можно было бы доверить даже низкоквалифицированному специалисту.
Но из-за отсутствия рабочих рук Кирилл вынужден сам тратить на это время. И тут к нему обращается старый знакомый с предложением принять на двухнедельное обучение одного студента-практиканта.
Определите, возник ли кайрос?
Но из-за отсутствия рабочих рук Кирилл вынужден сам тратить на это время. И тут к нему обращается старый знакомый с предложением принять на двухнедельное обучение одного студента-практиканта.
Определите, возник ли кайрос?
| Следующий вопрос |
| Проверить |
| Узнать результат |
Бабушка Ольги, которая живет на Кипре, попросила внучку прислать ей лекарства — они продаются только в России. Ольга попыталась найти кого-то, кто летит на Кипр в ближайшее время. Но оказалось, что никто из ее знакомых пока туда не собирается.
Тогда она посмотрела предложения транспортных компаний. Выяснила, что доставка с их помощью будет слишком долгой. В итоге Ольга нашла в русскоязычном сообществе Кипра в социальных сетях человека, с которым можно передать лекарства.
Определите, возник ли кайрос?
Тогда она посмотрела предложения транспортных компаний. Выяснила, что доставка с их помощью будет слишком долгой. В итоге Ольга нашла в русскоязычном сообществе Кипра в социальных сетях человека, с которым можно передать лекарства.
Определите, возник ли кайрос?
| Следующий вопрос |
| Проверить |
| Узнать результат |
Попробуем еще раз?
| Попробовать снова |
Отлично!
| Попробовать снова |
Задачи и мероприятия
Задача — это результат, который мы хотим получить. Результат должен соответствовать критериям SMART и его достижение должно быть привязано к конкретному времени.
Мероприятие — это перечень шагов, которые необходимо предпринять для того, чтобы решить поставленную задачу. Встречи, совещания, согласования — это не задачи, а мероприятия.
Мероприятие — это перечень шагов, которые необходимо предпринять для того, чтобы решить поставленную задачу. Встречи, совещания, согласования — это не задачи, а мероприятия.
Если при планировании отталкиваться от мероприятий, то есть риск потерять много времени и сил. В основе тактического планирования всегда лежат именно задачи.
Особенности планирования
После того, как вы сформулировали задачи для каждой из ключевых областей, разбейте крупные задачи на составные элементы. Далее определите, какие мероприятия в них входят.
Составление плана на неделю
Определите задачи недели.
Составьте детальные программы: необходимые перечни, списки и т.д.
Подумайте, как вы используете утренние, дневные и вечерние часы, и какие задачи можно решить в это время.
Зарезервируйте время для выполнения задач и встреч.
Составьте детальные программы: необходимые перечни, списки и т.д.
Подумайте, как вы используете утренние, дневные и вечерние часы, и какие задачи можно решить в это время.
Зарезервируйте время для выполнения задач и встреч.
Как планировать рабочую неделю
2
1
3
• Какая задача на этой неделе является ключевой?
• Какая задача требует наибольших затрат времени?
• Какие дела необходимо завершить на этой неделе, а к каким приступить?
• Какую рутинную работу необходимо выполнить?
• К каким нерешенным вопросам следует приступить?
• Что, кроме этого, было бы целесообразно сделать?
• Какая задача требует наибольших затрат времени?
• Какие дела необходимо завершить на этой неделе, а к каким приступить?
• Какую рутинную работу необходимо выполнить?
• К каким нерешенным вопросам следует приступить?
• Что, кроме этого, было бы целесообразно сделать?
Вопросы для планирования
4
Как расставлять приоритеты
Для того, чтобы систематизировать дела, используйте матрицу Эйзенхауэра.
Она предназначена для расстановки приоритетов: сначала выполняются важные и срочные задачи, затем — важные, но не срочные, и только потом — все остальные.
Она предназначена для расстановки приоритетов: сначала выполняются важные и срочные задачи, затем — важные, но не срочные, и только потом — все остальные.
Квадрат 1 отведен для важных дел, требующих срочного решения. Эти задачи нужно выполнять в первую очередь, не делегируя. Квадрат 2 предназначен важным, но не срочным задачам. Их можно отложить или частично делегировать. Дела из квадрата 3 – это краткосрочные задачи. Задачи 4 квадрата за редким исключением следует делегировать сотрудникам. Задачи квадрата 3 и 4 можно отложить или отменить как несущественные.
философ бизнеса
и автор книг
и автор книг
Джим Рон
«Либо вы управляете своим днем, либо день управляет вами»
Составление плана на день
Учитывайте, что к вашим текущим задачам могут добавиться незапланированные.
Как планировать рабочий день
План на день имеет большое значение, потому что предполагает выполнить определенные действия «здесь и сейчас». Это конкретные шаги, которые приближают вас к цели. План на день строится на основе недельного плана.
Текущий день жизненно важен, потому что общий результат в конце года складывается из суммы результатов каждого дня.
Текущий день жизненно важен, потому что общий результат в конце года складывается из суммы результатов каждого дня.
1. Оставляйте свободное время
Используйте матрицу Эйзенхауэра для грамотной расстановки приоритетов.
2. Помните о приоритетах
Систематизируйте задачи и планируйте регулярно для получения полезного эффекта.
3. Планируйте регулярно
Выберите время, подходящее именно вам, в зависимости от образа жизни и работы.
4. Выберите удачное время
Как планировать рабочий день
Составьте список дел на день
Расставьте приоритеты
Отмените дела, которые можно отменить
Делегируйте то, что можно делегировать
Сконцентрируйтесь на важных делах
Спланируйте выполнение этих дел
Расставьте приоритеты
Отмените дела, которые можно отменить
Делегируйте то, что можно делегировать
Сконцентрируйтесь на важных делах
Спланируйте выполнение этих дел
Метод планирования рабочего дня
Для эффективного использования своего рабочего дня пользуйтесь алгоритмом планирования, при составлении плана применяйте следующий метод.
2
1
3
4
5
6
Алгоритм планирования рабочего дня
Среди дел из категории «важные» выделите дела, привязанные к определенному времени. Запишите в свое расписание эти временные отрезки
1
2
Рассмотрите оставшиеся дела, которые можно выполнить в любое время дня
4
Сгруппируйте дела по месту выполнения. Соедините между собой разные действия на рабочем месте. Делайте несколько дел за один раз
5
Оставьте время на дополнительные действия: раздачу поручений, контроль порученных заданий. Отдельно выделите резервное время на непредвиденные обстоятельства
Сгруппируйте эти дела так, чтобы выполнить однотипную работу в одно отведенное время
3
Составьте расписание рабочего дня
6
Глобальное планирование
Для высокой эффективности планы на разные временные промежутки должны быть непосредственно связаны между собой.
Из глобальных целей формируются планы на год, из годовых планов выделяются задачи на месяц. Задачи на месяц разбиваются на четыре недели и выполняются ежедневно. Невыполненные задачи дня, недели или месяца переносятся на следующий временной промежуток такой же продолжительности.
Из глобальных целей формируются планы на год, из годовых планов выделяются задачи на месяц. Задачи на месяц разбиваются на четыре недели и выполняются ежедневно. Невыполненные задачи дня, недели или месяца переносятся на следующий временной промежуток такой же продолжительности.
Отлично! Вы завершили четвертый курс «Личная эффективность руководителя»
Для закрепления и проверки полученных знаний необходимо пройти итоговый тест. Ссылка на тест (QR-код) находится на последней странице вашего учебного пособия. Время прохождения итогового теста — 60 минут. Количество вопросов в тесте — 33
При успешном прохождении курса и получении высоких показателей итогового теста вы получите именной сертификат
Для закрепления и проверки полученных знаний необходимо пройти итоговый тест. Ссылка на тест (QR-код) находится на последней странице вашего учебного пособия. Время прохождения итогового теста — 60 минут. Количество вопросов в тесте — 33
При успешном прохождении курса и получении высоких показателей итогового теста вы получите именной сертификат